Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit
Montag 22.07.2024 - Kategorien: Aktuelle Stellenausschreibung
Das Wissenschaftliche Institut der Niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte für Hämatologie und Medizinische Onkologie GmbH (WINHO) in Köln sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine Teamassistenz (m/w/d)
in Teilzeit (30 Stunden pro Woche) für die Mitarbeit und administrative Unterstützung des Instituts und seiner Projekte.
Ihre Aufgaben:
- Administrative Unterstützung bei originären Aufgaben und den vom WINHO durchgeführten Projekten
- Erledigung der administrativen Bürotätigkeiten, u. a. Bearbeitung von Verträgen, Akten- und Schriftgutverwaltung, Terminkoordination, Postwesen und Beschaffungsmanagement
- Zusammenstellung von Informationen und Daten in schriftlicher, tabellarischer und grafischer Form mit Hilfe von Standardsoftware (Excel, Word, PowerPoint)
- Betreuung und Organisation von Veranstaltungen und Sitzungen, u.a. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Meetings, Vorbereitung von Präsentationen
- Angebotseinholung sowie Rechnungsprüfung und -bearbeitung
- Korrespondenzabwicklung in deutscher Sprache, u. a. Telefonie, schriftliche Kontaktaufnahme und -pflege mittels Brief, Fax oder E-Mail
- Selbständiges Datenmanagement des Subskriptionsbereichs des WINHO, inklusive Kommunikation mit den Subskribentinnen und Subskribenten
Vorausgesetzt werden:
- Gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
- Sicherer Umgang mit Programmen der MS-Office-Produktfamilie (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
- Bereitschaft, sich in neue EDV-Programme einzuarbeiten
- Interesse am Management von wissenschaftlichen Projekten
- Bereitschaft zur Teamarbeit
Wünschenswert sind:
- Gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Erfahrungen im Sekretariatsbereich (Büro-/Verwaltungskenntnisse)
- Organisationskompetenz sowie eine selbständige und effiziente Arbeitsweise
- Belastbarkeit und Offenheit für Neues
Wir bieten:
- Interessante abwechslungsreiche Aufgaben
- Gestaltungsmöglichkeit und Gelegenheit, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen
- Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
- Zusammenarbeit in einem modernen und kollegialen Team
- Kommunikation auf Augenhöhe
- Offene Fehlerkultur, durch Feedback, kollegialen Austausch und gegenseitige Unterstützung
- Flexibles Arbeitszeitmodell (Gleitzeit)
Wir sind an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert und bieten eine an Ihrer Qualifikation ausgerichtete Vergütung in Anlehnung an TV-L.
Bitte richten Sie Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen, ggf. Anlagen) und eine Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail in einem PDF-Dokument bis zu 5 MB an .
Für Rückfragen stehen Ihnen Herr Prof. Dr. Gothe und Frau Heinz unter der Telefonnummer 0221 933 191918 zur Verfügung.